Evenementenloket

Plan je een evenement? De toestemming, het lenen van materiaal, afwijking op geluid, aanvraag voor het gebruik van een straat of plein regel je via dit evenementenloket.

Onder evenementen vallen onder andere straat- en buurtfeesten, kermissen of markten, maar ook optredens of grote sportmanifestaties die geheel of gedeeltelijk ingericht worden op de openbare weg.

Heb je hulp nodig of heb je nog een vraag? Is er iets niet helemaal duidelijk? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag verder. Neem zeker ook een kijkje in onze evenementenflow. In dit stappenplan kan je zien of je jouw evenement moet aanvragen of niet.

Voor een goede en vlotte afhandeling van de toelating voor jouw evenement is uiteraard tijd nodig. Hou dan ook rekening met volgende indieningstermijnen:

• Standaard evenement: minimum 6 weken op voorhand
• Evenement met minstens 2.000 personen gelijktijdig aanwezig: minimum 12 weken op voorhand
• Sportmanifestatie op de openbare weg: minimum 12 weken op voorhand

Een laattijdig ingediende aanvraag kunnen we helaas niet behandelen. 

Zie je door de bomen het bos niet meer? In onderstaande brochure leggen we je stap voor stap uit op welke zaken je moet letten bij de organisatie van een evenement. De evenementenflow maakt je duidelijk of een aanvraag al dan niet nodig is. Contacteer ons gerust als je toch nog twijfelt of hulp nodig hebt bij het invullen van de aanvraag.

Toegankelijkheid heeft betrekking op een grote groep mensen. Kleine maatregelen kunnen ervoor zorgen dat een activiteit beter geschikt is voor mensen met een fysieke of mentale beperking, mensen die in een rolstoel zitten, ouders die met een kinderwagen op stap zijn…

Maak evenementen toegankelijk voor iedereen dankzij onderstaande checklist.

Om ondersteuning te bieden bij evenementen in Willebroek, kan er ook materiaal gehuurd worden aan een voordelige prijs. Hier vind je een overzicht van de beschikbare materialen.

Er is sinds 1 januari 2020 een nieuwe wetgeving van kracht, die organisatoren van evenementen verplicht om voortaan duurzaam te organiseren. Op alle publieke evenementen is het verboden om drank te serveren in recipiënten voor éénmalig gebruik zoals wegwerpbekers, petflesjes, blikjes …

Hiermee zorgen we er met z’n allen voor dat evenementen aangenamer en meer ecologisch verlopen, er minder zwerfvuil is, minder opruimwerk en lagere afvalfacturen!

De wetgeving kan je hier nalezen.

Als vereniging kan je bij het organiseren van een evenement rekenen op Veiligheidscheques. De veiligheidscheque zorgt voor een tegemoetkoming in de kosten die worden gemaakt voor de inzet van brandweer, veiligheids- en medisch personeel. De tussenkomst bedraagt 100% van de totale kosten, met een maximum van €1500 per evenement.

Alle informatie vind je in het subsidiereglement.

Om sociale cohesie in Willebroek te versterken, voorzien we een subsidie voor toeristische en buurtoverschrijdende evenementen. In het reglement vind je alle info terug waaraan je moet voldoen om recht te hebben op deze ondersteuning.

Bij het organiseren van een buurtfeest heb je ook recht op een subsidie. Alle info hierover vind je terug op onderstaande link.

Om jouw evenement in de kijker te zetten, kan je het toevoegen op de UiTdatabank. Zo kunnen bezoekers en inwoners snel alle evenementen in Willebroek terugvinden.

Om jouw evenement nog extra in de kijker te zetten, kan je ook flyeren. Hiervoor heb je een toelating nodig. Die kan je aanvragen bij de dienst Lokale Economie.

Bij het organiseren van evenementen, zijn er wat zaken waar je aan moet denken. Hieronder alvast de links naar nuttige info, handige websites en zaken die je zeker niet mag vergeten.